loading
De laatste ontwikkelingen in de verzekeringsbranche op het gebied van fraude, risico en compliance.
23 maart 2017

DLL Maakt Geautomatiseerd Contracten op met Tekenbevoegdheidoplossing van FRISS

Roel Smolders (Implementatiemanager Vendor Finance) en Theo Eykholt (Projectmanager ) van DLL vertellen over de tekenbevoegdheidoplossing die zij in samenwerking met FRISS hebben ontwikkeld.

DLL_Roel_Smolders_Theo_Eykholt_Signatory_Authorization_SolutionDLL in het kort

DLL is een wereldwijde partner voor geïntegreerde financiële oplossingen. Wij ondersteunen met leasing en factoring de volledige levenscyclus van ondernemingen en particulieren. De tekenbevoegdheidoplossing kwam tot stand op verzoek van de afdeling Vendor Leasing.

Wat is voor DLL belangrijke bij het behandelen van contracten?

DLL wil voorop lopen in service, klantgerichtheid en gebruiksvriendelijkheid. Daarin zit onze kracht. We hechten veel waarde aan digitalisatie en datakwaliteit en willen de beste tools leveren aan onze dealers. Zo werken we al geruime tijd met online portal AtOnce. In deze online tool kunnen onze dealers voor hun klanten leaseaanvragen invoeren -van het aanvragen van een contract tot het genereren van datzelfde contract.

Alle benodigde informatie is, indien beschikbaar, al vooraf ingevuld in de opgevraagde contracten. Hierdoor waren dealers al in staat om eenvoudig een leaseaanvraag in te voeren, berekeningen te doen en kredietchecks uit te voeren.

Waar lag de uitdaging voor een tekenbevoegdheidoplossing?

Wat nog ontbrak in de opgeleverde contracten was een manier om van uittreksels van de Kamer van Koophandel (KvK) de tekenbevoegden mee te nemen. Die informatie moest handmatig bemachtigd en ingevoerd worden. Dit zorgde voor vertraging in het proces en het was bovendien foutgevoelig. Dat gold niet alleen voor eventuele spelfouten bij overtypen, maar ook voor het interpreteren van de gegevens en kennis van wetgevingsaspecten.

Het verzoek vanuit de business aan IT was dan ook om een oplossing te leveren waarbij tekenbevoegden op het document geprint zouden worden zonder dat men daar moeite voor hoefde te doen. De IT afdeling is toen op zoek gegaan naar een tekenbevoegdheidoplossing.

Build versus Buy

Bij DLL houden we er niet van om het wiel op meerdere plaatsen opnieuw uit te vinden. We kijken altijd goed welke mogelijke oplossingen we al in huis hebben. De tekenbevoegden komen uit de uittreksels van de KvK. Het was zodoende logisch bij hen te starten in ons onderzoek naar een oplossing om de tekenbevoegden rechtstreeks te integreren in de contracten. Na een evaluatie van de mogelijkheden bleek dat de KvK niet kon garanderen dat de kwaliteit van de tekenbevoegdheidoplossing gewaarborgd zou zijn. Bovendien zouden we de koppeling zelf moeten bouwen.

Binnen DLL werkte de afdeling Speciale Zaken al met FRISS. FRISS zocht bijvoorbeeld uit wie binnen een organisatie de Ultimate Beneficial Owners (UBO’s) zijn en welke personen erachter zitten. De ervaringen met FRISS waren goed op het gebied van gebruiksgemak en geleverde datakwaliteit. We hebben daarom contact opgenomen met FRISS om te kijken of deze oplossing ook door hen gerealiseerd kon worden. Zij bleken de uitdaging graag aan te gaan.

Hoe is de oplossing tot stand gekomen?

Binnen ons online portal AtOnce hebben we met FRISS een oplossing geïntegreerd. Wanneer een dealer een offerte invoert en deze door ons akkoord wordt bevonden, wordt er een contract gegenereert. Tijdens het genereren van een contract krijgt FRISS op basis van een KvK-nummer de opdracht te kijken wie bij de aanvrager tekenbevoegd is. Dit gebeurt door de organisatieboom in kaart te brengen en daaruit de natuurlijke personen te filteren die gemachtigd zijn om te tekenen. Deze namen komen vervolgens automatisch op het contract.

Bij eenmanszaken, maatschappen of een vennootschap onder firma komen alle maten of vennoten op het contract. Bij besloten of naamloze vennootschappen levert FRISS alle tekenbevoegden aan. De dealer moet vervolgens een keuze maken wie er gaat tekenen. Als men een gezamenlijke bevoegdheid heeft dan komt iedereen op het contract te staan. Mocht de eigenaar een natuurlijk persoon en een besloten vennootschap zijn dan wordt dieper gegraven totdat de tekenbevoegde(n) bekend zijn.

Resultaat

Zowel de interne (afdeling Vendor Leasing) als de externe klant (onze dealers) zijn erg tevreden met de oplossing. Gebleken is dat we met het automatisch toevoegen van de tekenbevoegden op een aantal kritieke onderdelen winst behalen:

  • Het proces is gebruiksvriendelijker. Vanuit één applicatie kunnen aanvragen worden gedaan waarop alle gegevens automatisch zijn ingevuld;
  • Het proces is accurater. Typefouten worden uitgesloten, interpretatie van gegevens is niet meer nodig en we zijn er nu zeker van dat alle, en de juiste, tekenbevoegden onder het contract staan;
  • Er is een betere klantbeleving. De juiste gegevens worden direct aangeleverd en hierdoor hoeven we niet meer terug naar de klant als na ondertekening blijkt dat er toch een verkeerde naam op het contract staat. Of dat er personen ontbraken die toch hadden moeten tekenen;
  • De doorloopsnelheid is verhoogd. Dit is voor ons een bonus. Het uitzoeken en invullen van de tekenbevoegden was een klus van gemiddeld 15 minuten. Omdat deze informatie nu al aangeleverd is besparen we die tijd per aangemaakt contract.

Juridisch moeten de contracten waterdicht zijn, zeker voor financiële instellingen. We kunnen het ons niet permitteren dat er foutieve gegevens op het contract staan. Daarom is er in dit project voor gekozen om een ‘error’ terug te koppelen wanneer het systeem niet zeker is. Die ‘error’ krijgen we gelukkig zelden tot nooit. Deze werkwijze geeft ons echter wel de zekerheid dat de contracten die we opmaken daadwerkelijk kloppen.

Wat zijn de toekomstperspectieven?

De implementatie en uitrol van de oplossing verliep vlekkeloos. Schakelen met FRISS kon snel en er werd goede ondersteuning geboden. We hadden een evaluatie gepland om de te verwerken aandachtspunten door te nemen, maar die aandachtspunten bleken er helemaal niet te zijn.

We willen de oplossing uitbreiden door deze in de toekomst bedrijfsbreed uit te rollen. Naast Vendor Leasing is er binnen DLL namelijk veel meer behoefte aan deze tool. In de architectuurplaat van de oplossing is hiermee al rekening gehouden.

Kijkend naar de hoeveelheid oplossingen die we bij DLL gebruiken, lijkt dit wellicht een kleine oplossing. Echter, voor ons neemt het een grote en foutgevoelige uitdaging weg. Ook levert de oplossing een grote verbeterslag op het gebied van klantvriendelijkheid; zowel voor onze collega’s, dealers als onze klanten. De feedback is louter positief; de oplossing is duidelijk, werkt snel en men kan er eenvoudig mee overweg.

 

Heeft u een soortgelijke uitdaging? We komen graag in contact om de mogelijkheden voor een tekenbevoegdheidoplossing voor uw organisatie te bespreken. Neem gerust contact met ons op via marketing@friss.eu.

Neem contact op

Cookie- en Privacyverklaring

1.    Inleiding

Bij het gebruik van de website en het content-aanbod van FRISS kan door FRISS informatie over uw gebruik van deze website en de aangeboden content worden verzameld. FRISS vindt het belangrijk om uw persoonsgegevens met alle zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid te behandelen. FRISS houdt zich daarbij aan de Wet Bescherming Persoonsgegevens en artikel 11.7a van de Telecommunicatiewet.

1.1.  Inhoud

FRISS behoudt zich het recht voor niet verantwoordelijk te zijn voor de onderwerpkeuze, juistheid, volledigheid of kwaliteit van de verstrekte informatie. Aansprakelijkheidsclaims met betrekking tot schade die is veroorzaakt door het gebruik van de verstrekte informatie, inclusief informatie die onvolledig of onjuist is, worden dan ook afgewezen. Alle voorstellen zoals weergegeven op deze site zijn niet-bindend en zonder enige verplichting. Delen van de pagina’s of de volledige publicatie, inclusief alle voorstellen en informatie, kunnen door FRISS worden aangevuld, gewijzigd of gedeeltelijk of geheel worden verwijderd zonder dat dit specifiek wordt aangekondigd.

1.2.  Doorverwijzingen en koppelingen

FRISS is niet verantwoordelijk voor inhoud waarnaar wordt gekoppeld of doorverwezen vanaf de pagina’s van de website – tenzij FRISS volledig op de hoogte is van onwettige inhoud en in staat zou zijn om te voorkomen dat bezoekers van zijn site deze pagina’s bekijken. In geval van schade als gevolg van het gebruik van de hier weergegeven informatie, is uitsluitend de auteur van de respectievelijke pagina’s eventueel aansprakelijk, niet degene die naar deze pagina’s heeft gekoppeld.

1.3.  Auteursrecht

FRISS heeft de intentie geen materiaal met auteursrechten voor publicatie te gebruiken. Indien dit niet mogelijk is, zal het auteursrecht van het respectievelijke object worden vermeld. Het auteursrecht voor materiaal dat door FRISS is geproduceerd, is voorbehouden. Duplicatie of gebruik van objecten zoals schema’s, beelden, geluiden of teksten in andere elektronische of gedrukte publicaties is niet toegestaan zonder dat FRISS daar schriftelijk mee akkoord gaat.

1.4.  Privacybeleid

Als de gelegenheid wordt geboden persoonlijke of zakelijke gegevens in te voeren (e-mailadressen, naam, adressen, etc.), vindt het invoeren van deze gegevens vrijwillig plaats. Het gebruik van door FRISS gepubliceerde postadressen, telefoon- of faxnummers en e-mailadressen voor marketingdoeleinden is verboden.

1.5.  Wettelijke geldigheid van deze Cookie- en Privacyverklaring

Deze Cookie- en Privacyverklaring moet worden gezien als onderdeel van de internetpublicatie van waaruit u bent doorverwezen. Als delen of afzonderlijke voorwaarden van deze verklaring niet wettelijk of juist zijn, wordt de inhoud of geldigheid van andere delen ervan hierdoor niet aangetast.

1.6.  Verwerkte persoonsgegevens en verantwoordelijke

Wanneer u content downloadt, u aanmeldt voor een e-mail nieuwsbrief, gebruik maakt van onze digitale diensten, contact opneemt met FRISS of anderszins gebruik maakt van de diensten van FRISS, worden de door u verstrekte (persoons)gegevens vastgelegd en verwerkt onder de verantwoordelijkheid van FRISS.

In aanvulling op de persoonsgegevens die u zelf verstrekt aan FRISS, kan FRISS aanvullende persoonsgegevens verzamelen, vastleggen en verwerken betreffende uw gebruik van de diensten van FRISS. Het gaat hierbij om de volgende persoonsgegevens:

  • gegevens betreffende gebruikte apparatuur zoals een unieke device-ID, versie van het besturingssysteem, en instellingen van het apparaat dat u gebruikt om toegang te krijgen tot een dienst;
  • gegevens betreffende het gebruik van een dienst, zoals het tijdstip waarop u ervan gebruik van maakt en het soort dienst dat wordt gebruikt;
  • locatiegegevens afkomstig van uw apparatuur of afgeleid van uw IP-adres die aan ons worden doorgegeven wanneer u een bepaalde dienst gebruikt;
  • gegevens beschikbaar in externe bronnen. Wij kunnen informatie over u ontvangen van publieke of commercieel beschikbare bronnen; bijvoorbeeld van een sociale media site.

De verantwoordelijke voor de gegevensverwerking is FRISS Fraudebestrijding B.V., Orteliuslaan 15, 3528 BA te Utrecht. De gegevensverwerking is aangemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens te Den Haag.

2.    Doeleinden gegevensverwerking

FRISS verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • voor het totstandbrengen van een overeenkomst, bijvoorbeeld door u telefonisch of schriftelijk te benaderen;
  • voor de uitvoering van de overeenkomst, bijvoorbeeld om de door u gekozen producten, diensten of informatie te leveren;
  • u op de hoogte te houden van de producten en diensten van FRISS;
  • indien u dat op prijs stelt;u een nieuwsbrief, gebruikersinformatie, servicebericht of andere (al dan niet elektronische) boodschap te sturen;
  • u content toe te sturen die middels een downloadformulier opgevraagd is;
  • het delen van content via social sites (aangeboden door derde partijen) mogelijk te maken;
  • verbetering van producten en diensten. Op basis van informatie over uw interesses en over uw gebruik van onze producten en diensten, proberen wij onze producten en diensten te verbeteren en beter te doen afstemmen op uw gebruik dan wel uw interesses;
  • te voldoen aan de op FRISS van toepassing zijnde wet- en regelgeving.

2.1.  Gegevensverstrekking aan derden

Uw gegevens worden zonder uw toestemming niet verstrekt aan partijen die niet tot FRISS behoren, behoudens het navolgende. Het is mogelijk dat FRISS op grond van geldende wet- en regelgeving verplicht wordt bepaalde gegevens te verstrekken, bijvoorbeeld aan de politie in het kader van een opsporingsonderzoek. FRISS zal in deze gevallen uitsluitend gegevens verstrekken als duidelijk is dat een wettelijke verplichting tot verstrekking bestaat.

2.2.  Telefoongesprekken

Telefoongesprekken met FRISS zullen nooit worden opgenomen. Er kunnen daarom geen rechten aan een telefoongesprek worden ontleend.

2.3.  Beveiliging gegevens

FRISS respecteert de privacy van iedere betrokkene en draagt er zorg voor dat persoonsgegevens vertrouwelijk en met de grootst mogelijke zorgvuldigheid worden behandeld. Alle persoonsgegevens zijn beveiligd opgeslagen in de administratie van FRISS. Deze databases zijn uitsluitend toegankelijk voor medewerkers van FRISS, voor zover dat uit hoofde van hun functie noodzakelijk is. FRISS spant zich verder naar redelijkheid in haar systemen te beveiligen tegen verlies en/of tegen enige vorm van onrechtmatig gebruik of verwerking en maakt daarbij gebruik van passende technische en organisatorische maatregelen, waarbij onder meer rekening wordt gehouden met de stand van de techniek.

FRISS is echter niet aansprakelijk voor onrechtmatig verkregen toegang tot computers of bestanden, of enig ander gevolg van het ter beschikking stellen van gegevens aan FRISS.

2.4.  Inzage en correctie gegevens en recht van verzet

U kunt te allen tijde en zonder kosten inzicht krijgen in uw gegevens die door FRISS zijn verwerkt en deze gegevens desgewenst aanpassen. Ook kunt u bezwaar maken tegen het ontvangen van gerichte informatie betreffende de producten, diensten of content van FRISS. Indien u van een van deze mogelijkheden gebruik wil maken dan kunt u een e-mail sturen naar marketing@friss.eu, of dat schriftelijk doen via:

FRISS
T.a.v. Marketing
Orteliuslaan 15
3528 BA Utrecht.

3.    Cookies

Bij het gebruik van de diensten van FRISS kan door FRISS informatie over uw gebruik van deze diensten en andere websites worden verzameld, bijvoorbeeld door middel van cookies.

Een cookie is een klein bestandje dat met pagina’s van een website wordt meegestuurd en door uw browser op de harde schijf van uw computer wordt opgeslagen. Zie hier voor een uitgebreide uitleg over alle mogelijke cookies die bij een bezoek aan een van onze websites kunnen worden geplaatst.

3.1.  Doeleinden gebruik cookies FRISS

Een cookie laat toe dat uw browser vervolgens wordt herkend bij herhaald bezoek aan een website. FRISS gebruikt cookies bijvoorbeeld om:

  1. statistische doeleinden: om het gebruik van de FRISS websites te analyseren. Voorbeeld: er kan worden bijgehouden hoeveel bezoekers een bepaalde webpagina bezoeken, zodat FRISS weet welke (onderdelen) van haar website populair zijn.
  2. (indien u daarvoor toestemming hebt gegeven) voor “targeting” doeleinden: om op basis van uw surfgedrag een profiel van u op te bouwen. Dit betreft Google Analytics cookies en HubSpot cookies.

3.2.  Verwijderen en weigeren van cookies

Via de browserinstellingen op uw computer kunt u reeds geplaatste cookies verwijderen en het plaatsen van nieuwe cookies weigeren. De wijze waarop verschilt per browser; raadpleeg indien nodig de help functie van uw browser. Daarnaast kunt u de meeste cookies die bij gebruik van de website van FRISS worden geplaatst, zowel individueel als collectief weigeren via www.youronlinechoices.com/nl/uw-advertentie-voorkeuren. Hier kunt u ook zien welke van de genoemde cookies actief zijn op uw browser.

Let op: indien u cookies weigert en/of verwijdert kunt u niet altijd van alle mogelijkheden van een website gebruik maken. Daarnaast heeft het weigeren c.q. verwijderen van cookies alleen gevolgen voor de computer én browser waarop u deze handeling uitvoert. Indien u gebruik maakt van meerdere computers en/of browsers dient u de bovengenoemde handeling(en) zo vaak als nodig te herhalen.

4.    Wijziging van deze Cookie- en Privacyverklaring

FRISS behoudt zich het recht voor om ten alle tijde wijzigingen aan te brengen in deze Cookie- en Privacyverklaring. Elke aanpassing zal op deze pagina worden gepubliceerd. Wij raden u aan deze Cookie- en Privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat u altijd van de inhoud van de geldende Cookie- en Privacyverklaring op de hoogte bent.

Inschrijven